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Servicio admisión y documentación clínica

El Servicio de Admisión y Documentación clínica (SADC) es un servicio no asistencial encargado de facilitar el acceso del usuario a la asistencia sanitara especializada en régimen ambulatorio o de hospitalización así como de gestionar la historia clínica. El Servicio de Admisión tiene un carácter multidisciplinar.

En el RD 866/2001 se establecen las funciones básicas de los SADC, de entre las que se destacan:

FUNCIONES GENERALES

  1. Organizar los circuitos administrativos de los procesos asistenciales.
  2. Apoyo a la actividad asistencial para conseguir una mayor eficacia de los procesos.
  3. Facilitar información y acceso a la asistencia.
  4. Gestión y adecuación de la oferta y la demanda.
  5. Desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información asistencial.

El SADC contempla:

  • Admisión de hospitalización
  • Admisión de urgencias
  • Admisión de asistencia ambulatoria (CCEE, gabinetes, hospitales de día, etc.) de atención especializada
  • Archivo de historias clínicas
  • Documentación

Las funciones de admisión de hospitalización, urgencias y pacientes ambulatorios, integran el área de gestión de pacientes. Las funciones de archivo de HC y documentación constituyen el área de gestión de la documentación clínica. Como resultado de ambas áreas y producto de ambas gestiones (pacientes y documentación) se configura el Sistema de Información Asistencial.

Gestión de usuarios

Organización y gestión de:

  • El acceso a los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el ámbito correspondiente.
  • La demanda de asistencia especializada en régimen ambulatorio, incluyendo consultas externas, exploraciones y unidades especiales (hospital de día, cirugía ambulatoria, etc…)
  • La demanda de hospitalización: solicitud de ingreso, programación de ingresos, control y autorización de traslados y altas, gestión de camas.
  • La demanda quirúrgica: registro, mantenimiento y comunicación de pacientes en espera de intervención, coordinación de la programación quirúrgica y registro de las intervenciones.
  • El registro de los pacientes atendidos en Urgencias.
  • Gestión y coordinación con otras instituciones sanitarias para la tramitación y autorización de traslados de/a otros centros y el correspondiente transporte sanitario.
  • Establecimiento de vías de comunicación y coordinación necesarias con atención primaria.

Gestión de la información asistencial

  • Coordinación con los diferentes servicios y/o unidades del hospital para la recogida de los datos necesarios para una mejor planificación y gestión del centro, elaborando los informes necesarios.
  • Colaboración con el área de gestión del hospital en la recogida de datos para la facturación.
  • Clasificación, integración y coordinación de toda la información clínica y asistencial generada.
  • Desarrollo de sistemas de recuperación de la información clínica para usos asistenciales, docentes, de investigación…

Gestión de la documentación clínica

  • Gestión y organización del archivo de documentación e historias clínicas, asegurando que su configuración y uso se ajuste a las previsiones contenidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
  • Establecer la normativa sobre localización, préstamo y devolución de historias clínicas, estableciendo mecanismos que aseguren su disponibilidad y que velen por su confidencialidad.
  • Normalización de la documentación clínica del centro para su correcta homogeneización en colaboración con la Comisión de Historias clínicas.
  • Codificación clínica: elaboración del índice, codificación, análisis y difusión de la información extraída de las historias clínicas, elaboración del conjunto mínimo básico de datos y sistemas de clasificación de pacientes y desarrollo de medidas que garanticen su fiabilidad.

Servicio admisión y documentación clínica

UNIDADES

El servicio de Admisión del Hospital General Mateu Orfila está formado por las siguientes unidades administrativas:

ADMISIÓN DE HOSPITALIZACIÓN

Es la unidad que se encarga de la gestión de los ingresos, las altas y de dar soporte administrativo necesario que surja durante el episodio de hospitalización del paciente.

Funciones

  • Gestión de los ingresos
  • Realiza la gestión de las terapias respiratorias domiciliarias
  • Gestión del circuito y del préstamo de Material Ortopédico
  • Gestión de las hojas de Prótesis

ADMISIÓN DE URGENCIAS

Es la unidad que se encarga de la gestión administrativa en la demanda de atención asistencial en el Servicio de Urgencias hospitalarias.

Funciones

  • Primer punto para dar y recibir información en la atención a los usuarios del Servicio de Urgencias
  • Gestión de los ingresos urgentes
  • Gestión de los partes judiciales

TRASLADOS

Es la unidad que se encarga de la gestión de las propuestas de traslado de los pacientes a otros Centros Sanitarios, ya sea interislas o a la península.

Funciones

  • Gestión de la solicitud de cita médica para consultas externas a otros Centros Sanitarios fuera del área de salud
  • Realización de bonos de viaje para traslados
  • Tramitación de reintegros de gastos por traslados
  • Coordinación de las especialidades que pasan consulta en el Hospital General Mateu Orfila pertenecientes a Son Espases.

PROGRAMACIÓN QUIRÚRGICA

Es la unidad que se encarga de la programación quirúrgica y de centralizar y mantener actualizado el registro de pacientes pendientes de intervención quirúrgica.

Funciones

  • Gestión semanal de las intervenciones programadas de los servicios quirúrgicos
  • Planificación semanal y mensual de los quirófanos asignados
  • Derivación, si es precisa, de las cirugía a otros centros sanitarios.
  • Gestión y seguimiento de los pacientes en la lista de espera quirúrgica
  • Tramitación administrativa de todos los puntos contemplados en la Ley de Garantía de Demora.
  • Dar información a los pacientes sobre su situación en la lista de espera.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es la unidad que se encarga de la recogida y explotación de los datos estadísticos que se generan en el Hospital

Funciones

  • Realizar informes de la actividad mensual del Hospital general y por servicios.
  • Realizar informes de datos solicitados por el IB-SALUT
  • Realizar estadísticas puntuales a petición de los servicios

AGENDAS Y CITACIONES

Es la unidad que regula y programa el acceso a la atención especializada de forma ambulatoria, incluye la gestión de los pacientes en consultas externas así como determinados procedimientos diagnósticos y terapéuticos de carácter ambulatorio.

Funciones:

  • Apertura administrativa de las agendas.
  • Gestión administrativa de las citas médicas de los pacientes para la atención ambulatoria.

CODIFICACIÓN

Es la unidad que se encarga de codificar los procesos de asistenciales de los pacientes mediante el uso del código CIE 9 MC 9ª Revisión.

Funciones

  • Codificación de todos los diagnósticos y procedimientos del episodio asistencial de hospitalización
  • Codificación de las solicitudes de inclusión en lista de espera quirúrgica
  • Codificación de las altas hospitalarias
  • Codificación de las altas de urgencias
  • Gestión de la validación de datos codificados
  • Explotación de datos solicitados en base a la codificación

DOCUMENTACIÓN CLÍNICA

Es la unidad que se encarga de gestionar la Historia Clínica

Funciones:

  • Mantenimiento del contenido de la historia clínica
  • Accesibilidad de la Historia clínica para el usuario.

SECRETARIAS

  • Secretarias de planta.
    Realizan las tareas administrativas relacionadas con los pacientes ingresados.

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